Wie man Projekte in einer Krise leitet

Gemeinsame Arbeit für ein gemeinsames Ziel begeistert mich seit meinem ersten Software-Projekt. Das war vor 15 Jahren und damals hatte ich Glück: Projektführung und Projektmanagement basierten auf gegenseitigem Vertrauen und geteilter Verantwortung. Wir entwickelten alles mit Klienten und Usern gemeinsam. So bekamen wir die besten Ergebnisse. Manche Mitglieder unseres Teams traf ich nie persönlich.

Meine Teams wechseln je nach Projekt. Sie kommen aus verschiedenen Kulturen. Sie sitzen in verschiedenen Ländern. Sie sprechen verschiedene Sprachen. Gemeinsam glauben wir an das Ergebnis. Das ist wichtiger als ein gemeinsames Büro. Hier sind meine Tipps für den Erfolg geographisch verteilter Teams.

Herausforderungen in standortübergreifenden Projekten gibt es:

• Kulturelle Unterschiede (Dann fehlt ein gemeinsames Verständnis.)
• Sprachliche Unterschiede (Dann gibt es Fehlinterpretationen.)
• Fehlende Transparenz (Dann fehlt das Vertrauen.)

Wie können Sie diese Probleme bewältigen?

Teilen Sie eine gemeinsame Projekt-Kultur

Die Projektkultur beinhaltet Richtlinien, Werte und Normen. Jeder kann sich mit ihr identifizieren. Jeder kann sie von anderen einfordern. Sie erzeugt eine Verständigungsbasis und sichert Vertrauen. Das sollten Sie im Team diskutieren und ausarbeiten. 

Die Projektkultur bündelt alle Grundlagen für ein gemeinsames Verständnis. Sie schafft die Basis für Prozesse ohne diese zu definieren. Es geht nicht darum, wer mit wem sprechen oder wer eine Krawatte tragen darf. 

Ein paar sinnvolle Fragen für den Anfang: Was ist unsere gemeinsame Projektsprache? Welche Regeln sollen bei Meetings gelten? Wann erwarten wir Antworten auf E-Mails? An welchen Tagen gibt es keine Meetings oder E-Mails (damit die Arbeit weitergeht)? Wie wollen wir miteinander umgehen? Was brauchen Teammitglieder für eine gute Zusammenarbeit? Was ist unsere Definition von "erledigt"? Was soll in unseren Verhaltenscodex einfließen?

Machen Sie Ihre Projektkultur allen zugänglich. Sorgen Sie dafür, dass sie leicht zu finden ist. Sprechen Sie mit neuen Teammitgliedern zuallererst über Ihre Projektkultur. 

Lassen Sie Sprache nicht zur Beschränkung werden

Verschiedene (Mutter-)Sprachen können in Projekten Missverständnisse erzeugen. In einem verteilten Teamumfeld passiert vieles schriftlich. Da erklären wir meist viel zu umständlich. Weniger Text wäre für alle sinnvoller. Schreiben Sie klar und knapp. Wenn Sie etwas erklären: Schreiben Sie weniger, reden Sie mehr miteinander. Kombinieren Sie Zeichnungen und Text (z. B. kommentierte Modelle und Entwürfe). Dann werden Sie besser verstanden. 

Alle wichtigen Informationen müssen richtig verstanden werden. Einigen Sie sich auf Tools für Zusammenarbeit und formale Kommunikation. Bewerten Sie diese Entscheidungen während des Projektes neu. Menschen suchen (und finden) Alternativen zu unnötig komplizierten Tools. Das erzeugt Chaos. Finden Sie Mitarbeiter, die sich um die Tools kümmern: Wen kann ich bei Problemen fragen? Wer sorgt für Updates?

Bei Kommunikation geht es nicht nur um Effizienz! Lassen Sie Raum für informelle Gespräche und Spaß. Sie haben ein Team aus unterschiedlichen Persönlichkeiten. Nützen Sie diese Vielfalt. Lassen Sie das Team seine eigene Sprache finden.

Schaffen Sie Raum für Vertrauen und Transparenz

Passende Talente und Experten für große und innovative Projekte zu vereinigen ist schwierig. Das gilt auch außerhalb von Krisenzeiten. Unabhängig von der Projektstruktur muss jeder davon ausgehen können, dass die Teilnehmer für den gemeinsamen Erfolg ihr Bestes geben. 

Transparenz erzeugt Vertrauen auf der individuellen und der organisatorischen Ebene. Bei gegenseitigem Vertrauen ist es egal, wo Menschen arbeiten. Als Teamleiter sind Sie für Transparenz und Vertrauen verantwortlich. Halten Sie regelmäßig informelle Meetings mit Ihren Kollegen ab. Nehmen Sie sich immer Zeit für Ihre Teammitglieder. Seien Sie offen für Feedback und unterstützen Sie Anregungen. Stellen Sie Sich und anderen schwierige Fragen. Wie gehen wir mit Problemen um? Wie wollen wir sie lösen? Hören Sie zu und handeln Sie. 

Ein starkes Team übersteht auch Krisen

Anpassungsfähige Betriebe sind selbst in schwierigen Zeiten erfolgreich. Bereiten Sie sich auf neue Herausforderungen in Projekten vor. Stärken Sie Ihr Team mit einer gemeinsamen Kultur, guter Kommunikation und gegenseitigem Vertrauen. Eine Krise kann auch zum individuellen und organisatorischen Wachstum führen.

Mit unseren Ideation-Workshops und Rapid Prototyping Design Sprints können Sie Ihr Team stärken und zukunftssichere Arbeitsstrategien entwickeln. Finnoconsult und ENNO Studio helfen Ihnen bei der Entwicklung von Projekt- und Organisationskultur. Neue und nachhaltige Workflows führen Sie aus der Krise und in die Zukunft. Kontaktieren Sie uns  wenn Sie Ihr Team und Ihre Organisation stärken wollen.